AI事例

採用業務をAIチャットボットで効率化。業務のムダやコストを削減!

企業の成長にとって採用活動は欠かせません。採用業務は通常、採用計画の策定、求人票の作成、応募受付、書類選考、面談、内定のフローで進められます。これらを円滑に進めるために、採用担当者は多くのコミュニケーションや調整業務、事務作業をこなす必要があります。
採用人数が多い企業では、これらのフローを応募人数の数だけ対応しなければならず、その業務量は膨大です。このような採用業務のうち定型業務やコミュニケーションを一部自動化すれば、採用計画の策定や採用候補者の選定など、より専門的な業務にリソースを割くことができます。

今回はAIチャットボットやRPAを活用して採用業務を効率化する方法をご紹介します。対話型AIプラットフォームCognigyで作成した当社のオンライン会社説明チャットボットの事例もご紹介します。

Cognigyは短期間で拡張性の高い対話型AI(カンバセーショナルAI)を
設計・開発可能とするプラットフォームです。
詳しくはこちら

会社説明をチャットボットで

新型コロナウイルス感染拡大により、会社説明会は軒並みオンラインへ移行しています。場所や移動の制限を受けずに参加ができるオンライン説明会は、アフターコロナでも採用活動で主流となり続けるでしょう。
配信システムを用意すればオンライン会社説明会を開催できますが、会社をより理解してもらうためには一方向の説明だけでなく、求職者からの質問に答えるなど双方向コミュニケーションが必要です。
オンライン会社説明会のサポートや、応募者の疑問を解消するためにAIチャットボットを活用できます。
過去に求職者から寄せられた質問や、想定される質疑と回答のフローをチャットボットに登録し、会社説明用チャットボットを作成します。チャットボットをLINEやWEBサイト、Slackなどのチャネルに接続して求職者がアクセスできる状態にしておけば、自動化された会社案内を可能とします。

Cognigyによる会社説明チャットボット事例

会社説明チャットボット
弊社では、2020年4月1日より新卒採用向けにコミュニケーションアプリ「LINE」上に、Cognigyで構築した会社説明チャットボットを開設しました。学生の皆様から弊社への採用に関するお問い合わせを24時間365日受け付けております。ご興味のある方はぜひご覧ください。

詳しくはこちら:COGNIGYで構築した新卒採用用会社説明ボットを公開しました

日程調整など定型的なコミュニケーションを自動化

採用業務で最も業務を圧迫しているのは、求職者や人材紹介会社、社内の面接担当とのコミュニケーションです。とくに求職者との面接の日程調整や来社時の応対は、人数も頻度も多いため業務を圧迫しがちです。
この面接日程調整や来社時の応対をAIチャットボットで自動化できます。

面接日程調整の自動化

採用カレンダーを連携したAIチャットボットを作成し、求職者に案内を送信します。求職者はチャットボットの案内に従って、面接日を決定します。Cognigyは日付選択カレンダーや複数選択肢などフレキシブルにチャットボットをデザインする機能が充実しているので、会話を通してスムーズに日程調整ができます。

日程調整

上記のようにWEBサイトにチャットボットを表示させたり、チャットボット上にカレンダーを表示することが可能です。
また面接についての注意事項や案内をチャットボットで説明したり、よくある質問も学習させておけば、面接に関する疑問も解消できます。

来社時の受付をAIチャットボットで自動化

対面での面接の場合、応募者の来社受付の対応が必要です。AIチャットボットを活用すれば来社時の受付を自動化できます。
企業の受付に対話型AIを導入すると、来訪者をスムーズに案内することが可能です。
例えば面接予定の応募者が来社したときに、
音声対話や対話形式のチャットテキストで来社の目的や来訪者の名前をヒアリングします。来社目的が面接であれば、あらかじめ連携したカレンダーを参照して本人を認証し、会議室を案内します。応募者も待たされることなく面接に臨むことができますし、採用担当も採用面接に集中できます。

受付・接客業務をAIチャットボットで自動化し課題を改善

チャットボットによる自動化メリット

ご紹介したようにCognigyで作成したAIチャットボットでは採用業務のムダを削減し、業務を効率化できます。業務効率化により下記のようなメリットがあります。

24時間365日、好きな場所で利用できる

チャットボットによる会社説明や対応のメリットは、時間や場所の制限を受けないことです。日時や場所の都合で説明会への参加が難しかった人でも、オンラインであれば自分の好きな場所、好きな時間に参加できます。
これにより就活生や求職者の選択肢が一気に広がります。

対面で聞きにくい疑問も解消しやすい

チャットボットによる質疑応答では、対面と比較して聞きづらい質問もしやすいメリットがあります。給与や社内の人間関係に関する質問など気兼ねなく質問できるため不安を解消しやすく、入社後の「こんなはずではなかった」というミスマッチを減らせます。
また対面での質疑応答では、採用担当者の経験や時間などの状況により回答品質に差が出てしまう場合があります。チャットボットであれば、応答品質は均一に保たれるため、すべての求職者に同じ回答を返すことが可能です。

求職者のニーズをデータで分析できる

対話型AIプラットフォームCognigyでは、チャットボットの会話をプラットフォーム上でリアルタイムに分析できます。
どのような質問が多く寄せられているのかを分析すれば、求職者が「知りたい」「興味を持っている」などのニーズを把握できます。ニーズの高い情報を事前に会社説明の内容に組み込めば、より多くの求職者の企業理解につながります。
また、「Aという質問をした求職者が、実際に会社の採用応募に至ったか」といった分析を行うことで、どのような項目が企業選定に影響を与えているかを把握できます。

多言語での対応が可能

グローバル人材を採用する企業は増えていますが、言語の壁で採用に苦戦してる企業があるかもしれません。Cognigyは20カ国語に対応しているので、外国人の採用業務も自動化できます。
Cognigyは日本語で対話フローを作成すれば自動翻訳機能でその他の言語に展開できるので、多言語対応にかかるリソースを軽減できます。
質疑応答や会社説明など日本語と同じ品質の採用情報を提供できるので、優秀な人材の獲得に貢献します。

まとめ

採用活動はオンラインが主流になり、対面の機会が減っていることから候補者が自社に合う人材か、優秀な人材かの見極めが難しくなっています。採用業務のムダを削減し効率化することで、採用担当の最も重要な仕事である選考に注力できるようになります。
AIチャットボットで具体的にどのように採用業務を効率化できるかご興味のある方はぜひお問い合わせください。

対話型AIプラットフォームCognigyについて

今まで手が届かなかったサービスをAIがあなたの代わりに実現します。Cognigyのデモや詳細な資料をご希望の方はお気軽にお問い合わせください。