Microsoft Teamsでチャットボットを活用しよう！Teams Botでできることや作り方を解説

2023.10.07

Microsoft Teamsは、日経225銘柄の企業の94%が利用しているビジネスチャットアプリです。（※）Microsoft Teamsには、チャット画面にチャットボットを設置し、自動でやり取りするTeams Botという機能があります。

Teams Botは、社内の問い合わせ対応やヘルプデスク業務、会議の管理や時間調整、タスクやスケジュールのリマインドなど、さまざまなビジネスシーンで役立つ機能です。既にMicrosoft Teams業務で利用しているならば、チャットボットを活用して業務の自動化や効率化を実現しましょう。

本記事では、Microsoft Teamsのチャットボットでできることや、Teams Botの作成方法、導入するメリット・デメリットを解説します。

※参考：日本経済新聞.「Teams、主要企業9割利用　障害なら在宅勤務など影響」.https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUC2148Y0R20C22A7000000/,（参照2023-09-20）.

【本文】

Teams Botとは？　Microsoft Teamsで使えるチャットボット

Microsoft Teamsは、チャット画面にチャットボットを搭載できます。
チャットボットを通じて、自動で対話したり質問への応答を自動化したりすることが可能です。

Microsoft Teamsで動作するチャットボットや、公式ストアから入手できるチャットボットを総じてTeams Botと呼びます。
Microsoft Teamsには既に多くのTeams Botが存在し、無料のものから有料のもの、単一機能のものからAIを活用した複合的な機能のものまでさまざまなアプリを探すことができます。

例えばPower Virtual Agentsというアプリを利用すれば、ユーザーは独自のTeams Botを作成することも可能です。

Teams Botは、目的に合わせて自由にカスタマイズしたり、チームで共有したりできるのが魅力です。

Teamsのチャットボットの作り方

Microsoft Teamsでは、チャットボットを2つの方法で作成できます。

Teams Botを作成する
外部サービスのチャットボットと連携する

Teams Botを作成する流れや、外部サービスのチャットボットを利用する方法を簡単に解説します。

Teams Botの作成の流れ

Teams Botは、Microsoftの公式ストアで公開されているものをダウンロードし、そのままMicrosoft Teamsに組み込むことができます。
WebアプリのPower Virtual Agentsを利用すれば、Teams Botを自由に作成したり、カスタマイズしたりすることも可能です。

Teams Botを自分で作成する場合、Microsoft Teamsのアプリ画面から、Power Virtual Agentsを探しましょう。
検索枠にPower Virtual Agentsと入力すると、すぐにアプリを見つけられます。

アイコンをクリックし、「追加」を選択すると、Power Virtual Agentsの機能が利用可能になります。
Teams Botを作成するときは、Power Virtual Agentsの画面上部の「チャットボット」をクリックしてください。

その後「新しいチャットボット」をクリックすると、Teams Botを共有するチームを選択できます。
Teams Botを会社全体で共有したり、特定の部署のみで共有したりすることも可能です。

Teams Botの名前と使用する言語を決めたら、チャットボットの外観やトリガーフレーズ（回答のきっかけとなるキーワード）、自動回答するメッセージなどを設定しましょう。

Power Virtual Agentsなら、直感的な操作で簡易的なチャットボットを設計することが可能です。
Microsoft365のライセンスがある場合、Power Virtual Agentsは無料で利用できます。

外部サービスのチャットボットも連携可能

Microsoft Teamsでは、Microsoft Bot Frameworkを利用して作成されたチャットボットであれば、自由に追加して利用できます。
そのため、外部サービスのチャットボットを連携し、Microsoft Teams上で使うことも可能です。

外部サービスのチャットボットには、高度な自然言語処理（NLP）や自然言語理解（NLU）の技術を使用し、人間のように自然なやり取りが可能なものもあります。

自分でチャットボットを設計するよりも手間がかからないため、初めてチャットボットを導入する方や高機能なチャットボットを使ってみたい方は、外部サービスの利用がおすすめです。

Teams Botでできること

Teams Botでできることは3つあります。

社内の問い合わせ対応
社内ヘルプデスク業務
会議の管理や時間調整

チャットボットの自動応答機能を活かして、社内の問い合わせ対応やヘルプデスク業務を効率化させることが可能です。
またTeams Botには、会議の管理や時間調整を自動で行う機能もあります。

Teams Botでできることを知り、業務効率化を実現しましょう。

社内の問い合わせ対応

Teams Botは、社内の問い合わせ対応に活用できます。
よくある質問と回答（FAQ）をあらかじめTeams Botに登録しておけば、社員からの問い合わせに自動で対応することが可能です。

問い合わせ担当者の負担軽減につながるだけでなく、24時間365日の問い合わせ対応が可能になり、社員の業務が滞りにくくなります。

特に社内の問い合わせ対応の多い経理部門や総務・人事担当者は、人事異動の手続きや支払い・請求作業など定型的な作業を自動化できます。
また、質問をする社員も各担当者へ問い合わせをする手間を減らすことができるので、双方にメリットを感じられるでしょう。

社内ヘルプデスク業務

Teams Botは、情報システム部門のヘルプデスク業務に活用することも可能です。

情報システム部門には、「パソコンにログインできない」「IDやパスワードを忘れた」「社内LANにつながらない」など、似たような質問が頻繁に寄せられます。

ヘルプデスク業務の一部をTeams Botに対応させれば、情報システム部門の社員が本来のコア業務に集中できます。

会議の管理や時間調整

Teams BotをOffice365と連携させれば、会議の時間を調整したり会議室を自動で予約したりすることが可能です。

業務 Teams Botの使用した場合の流れ

会議の時間を調整

会議に参加する社員一覧と、会議の予定日時をMicrosoft Teamsに入力する
Teams Botが社員一人ひとりの空き時間を回答する
社員の状況をもとに会議の時間を決める

会議室の予約

会議の予定日時をMicrosoft Teamsに入力する
Teams Botが会議室の空き状況を回答する
会議室を予約したい日時をMicrosoft Teamsに入力する
Office365と連携し、Teams Botが会議室の予約と参加する社員へのリマインドを実施する

Teams Botを活用するメリット・デメリット

Teams Botを導入することでさまざまな業務効率が図れますが、ストアで提供されているTeams Botだけでは実現できない業務もあるため、メリット・デメリットの両方を把握しておくことが大切です。

Teams Botのメリットは、さまざまな機能を持ったチャットボットを無料で導入できる点です。
例えば、Power Virtual Agentsの他、アンケートや投票の作成が可能なForms、タスク管理が可能なPower Automateなどのアプリを公式ストアから入手できます。

Microsoft365のライセンスがあれば、Teams BotをどんどんMicrosoft Teamsに追加し、幅広い業務を効率化させることが可能です。

一方、Teams Botの回答精度はあまり高くありません。複雑な内容の問い合わせや、曖昧な質問に対しては、適切な回答ができない場合があります。「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」など、表記揺れに対応できないのもTeams Botのデメリットです。

表記揺れに対応可能なチャットボットや、回答精度が高いチャットボットが必要な場合は、外部サービスをMicrosoft Teamsに追加する必要があります。

Teamsでチャットボットを使うならCognigy（コグニジー）がおすすめ

Teamsでチャットボットを使うなら、高機能なAIチャットボットを作成可能なCognigy（コグニジー）がおすすめです。

Cognigyを活用する代表的なメリットは3つあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

さまざまなツールと連携可能

Cognigyは、Microsoft Teamsの他にもさまざまなツールと連携し、チャットボットを作成できます。（※）

Webチャット
電話
LINE
Facebookメッセンジャー
Slack
WhatsApp
Amazon Alexa
DialogFlow
Google Actions
Intercom
Azure bot service
RingCentral Engage
Sunshine Conversations
Twilio
Userlike
Workplace

その他、Salesforceなどの営業支援システムとも連携可能です。

複数のツールを利用している場合は、Cognigyを通じてツール同士を連携させ、シームレスな会話のやりとりを実現できます。

FAQをAIで自動生成することが可能

Teams Botを社内の問い合わせ対応やヘルプデスク業務に活用する場合、FAQを手入力で登録し、適切に応答するようトリガーフレーズなどを設定する必要があります。
FAQの量が多ければ多いほど手間がかかるため、チャットボットの導入にあたってつまずきやすいポイントの一つです。

Cognigyなら、FAQを手動で登録する手間がかかりません。社内の規約やマニュアルをAIで分析し、問い合わせ文（Q）と回答文（A）をチャットボットに自動で登録することが可能だからです。

非技術者でも高度なチャットボットを設計可能

Cognigyは、本物の人と話しているような会話AIを作成できる対話型AIプラットフォームです。
会話AIというと、専門的な知識が必要なイメージがあるかもしれませんが、Cognigyのチャットボットは非技術者でも簡単に作成できます。

チャットボットの作成画面には、視覚的に分かりやすいデザインコンセプトに基づいたGUIが使われており、プログラミングやコーディングなしに会話AIを設計できます。会話AIを編集したら、変更点をリアルタイムプレビューで確認できるため、ストレスフリーに作業することが可能です。

人と会話しているようなチャットボットや、複数のツールと連携可能なチャットボットをお探しなら、対話型AIプラットフォームのCognigyを導入しましょう。

Teams Botでできることを知り、業務効率化を実現しよう

Microsoft Teamsであれば、チャット画面にチャットボットを追加し、応答を自動化することが可能です。
例えば、社内の問い合わせ対応やヘルプデスク業務の自動化、会議の時間やタスクなどのリマインドに役立ちます。

Microsoft Teams上で動作するチャットボットをTeams Botと呼びます。
Teams Botは、公式ストアで提供されているものをそのまま利用できる他、自分で作成することも可能です。

AIが搭載されたチャットボットなど、高機能なチャットボットを導入したい場合は、外部サービスとMicrosoft Teamsを連携させましょう。
TDSE株式会社が提供している対話型AIプラットフォームのCognigyなら、チャットボットを設計した経験がない方でもAIチャットボットを簡単に作成できます。

Microsoft Teamsで本格的なチャットボットを運用してみたいという方は、ぜひご相談ください。

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